Työpöytä tursuaa to do -listoja, kiireelliset pyynnöt kuormittavat ja tuntuu, ettei mihinkään pysty tarttumaan? Priorisointi on taito, jota voi opetella. Organisaatiopsykologi, yrittäjä ja vaikuttaja Jaakko Sahimaa paljastaa yhden hyödyllisen työkalun, joka siivittää parempiin priorisointitaitoihin saman tien.
Jokainen meistä on kipuillut työn priorisoinnin kanssa. Mitä tehdä, kun päivät täyttyvät kiireellisiin pyyntöihin vastaamisesta, vaikka työpöydällä seisoo kasoittain muita, tärkeämpiä hommia?
- Priorisoinnissa on kyse olennaiseen keskittymisestä. Jos olennaisen hahmottaminen tuntuu itsenäisesti haastavalta, kannattaa turvautua työn priorisointiin keskittyneisiin työkaluihin, oraganisaatiopsykologi, yrittäjä ja vaikuttaja Jaakko Sahimaa kertoo.
eisenhowerin matriisi työkaluksi
Sahimaan mukaan yksi parhaista työkaluista oman työn priorisointiin on Eisenhowerin matriisi, joka on nimetty Yhdysvaltojen 34. presidentin Dwight. D. Eisenhowerin mukaan.
- Eisenhowerin sanotaan todenneen, että harvoin se, mikä on kiireellistä, on tärkeää, ja harvoin se, mikä on tärkeää, on kiireellistä. Sanonnan pohjalta on luotu hyödyllinen matriisi, Sahimaa kertoo.
Eisenhowerin matriisi pohjautuu yksinkertaisuudessaan akselimalliin. Matriisin toisella akselilla on asioiden kiireellisyys, ja toisella akselilla asioiden tärkeys.
Näiden pohjalta matriisi on helppo hahmottaa.
- Omat työtehtävät voi jaotella matriisissa siis neljään selkeään eri kategoriaan; Tärkeät ja kiireelliset, tärkeät mutta ei-kiireelliset, kiireelliset mutta ei-tärkeät ja ei-kiireelliset ja ei-tärkeät, Sahimaa avaa.
Tehtävänantojen avulla selkeyttä tekemiseen
Kun omat työtehtävät on jaoteltu matriisin eri osa-alueille, annetaan jokaiselle neljälle kategorialle oma tehtävänanto; deletoi, delegoi, aikatauluta tai hoida heti.
- Esimerkiksi ei-kiireelliset ja ei-tärkeät-kategoriaan lajitellut tehtävät voi suoraan deletoida. Kiireelliset mutta ei-tärkeät tehtävät voi puolestaan delegoida. Tärkeät mutta ei-kiireelliset tehtävät voi aikatauluttaa myöhemmäksi ja tärkeät ja kiireelliset hoidetaan heti, Sahimaa linjaa.
Työtehtävien priorisointia on syytä oppia tekemään itsenäisesti, mutta myös esimerkiksi oman esimiehen ja työkavereiden kanssa.
katso sahimaan vinkit videolta
Organisaatiopsykologi Jaakko Sahimaa vinkkaa parhaat tavat opetella priorisoinnin mestariksi.
Lue lisää Jaakko Sahimaasta täältä.
Kokonaisuuden hahmottaminen helpottuu
Sahimaan mukaan Eisenhowerin matriisia kannattaa hyödyntää viikoittaisella tasolla. Sen kautta huomaa nopeasti, että oman työn priorisointi paranee merkittävästi. Kiireellisenä tulevista työtehtävistä tuskin koskaan pääsee eroon, mutta priorisoinnin avulla työn kokonaisvaltainen hahmottaminen helpottuu.
- Lisäksi mallin avulla kiireelliset asiat eivät enää mene jatkuvasti oikeasti tärkeiden asioiden ohi. Työtehtäviä ei tehdä enää kiireellisyyden mukaan, vaan tärkeysprioriteettien mukaan.
Toinen hyvä työkalu työnsä priorisointiin on tehdä aamuisin listaa omista työtehtävistään ja nostaa prioriteettilistan kärkeen vähintäänkin TOP3 -asiat, joita tämän päivän aikana on syytä saada tehdyksi.
Kun priorisoit, muista nämä
- Mieti, mikä on oman työsi ydin.
- Keskustele esimiehesi kanssa siitä, onko teillä sama käsitys työsi ydinasioista.
- Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille asioille.
(Lähde TTL)
